Arbeiten mit Dokumenten

Führen Sie grundlegende Vorgänge an Ihren 2D-Plänen und 3D-Modellen aus, einschließlich Durchsuchen, Verschieben, Kopieren und Verwalten von Dokumentversionen.

Dieses Thema enthält die folgenden Abschnitte:

• Sperren und Entsperren von Dokumentdateien
• Suchen nach Dokumenten
• Verschieben von Dokumenten
• Kopieren von Dokumenten
• Weiterleiten von Dokumenten
• Anzeigen einer Dokumentvorschau
• Drucken von Dokumenten
• Umbenennen von Dokumenten
• Bearbeiten von Beschreibungen
• Löschen von Dokumenten
• Vergleichen von Dokumentversionen
• Filtern nach Dokumentsätzen
• Wiederherstellen von Dokumenten

Sie können außerdem mit Microsoft® Office-Dateien arbeiten und beim Anzeigen von Dokumenten die Reihenfolge der Spalten anpassen.

Sperren und Entsperren von Dokumentdateien

1. Bewegen Sie den Cursor über ein Dokument, und klicken Sie auf das Menü Mehr .
2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option Sperren oder Entsperren aus.

Wenn Sie eine Datei sperren, können andere Mitglieder sie nicht löschen, kopieren, verschieben, umbenennen, überschreiben oder als aktuell festlegen (gilt nur für Ordner Projektdateien). Wenn ein Dokument gesperrt ist, wird neben ihm ein Sperrsymbol angezeigt, und das Menü Mehr ist deaktiviert.

Suchen nach Dokumenten

Suchen Sie innerhalb von Ordnern nach Dokument- und Dateinamen, Zahlen und benutzerdefinierten Attributen. Ergebnisse werden in der Listenansicht nach Relevanz sortiert angezeigt.

1. Wählen Sie den Ordner, in dem Sie suchen möchten.

   Anmerkung: Unterordner werden ebenfalls durchsucht.

2. Geben Sie die Suchbegriffe in das Suchfeld ein, und klicken Sie dann auf Suchen.

Weitere Informationen zu Suchfunktionen finden Sie unter Dokumentsuche.

Verschieben von Dokumenten

Verschieben Sie Dokumente aus einem Ordner in einen anderen.

1. Wählen Sie ein Dokument aus Verschieben.
2. Sie können auch den Cursor über einen Dokumentnamen bewegen, bis das Menü Mehr angezeigt wird, darauf klicken und Verschieben wählen.
3. Wählen Sie im Dialogfeld Verschieben den Zielordner Verschieben.

Anmerkung: Sie können nur Dokumente in einen anderen Unterordner desselben übergeordneten Ordners verschieben. Beim Verschieben von Dokumenten können Sie die ursprüngliche Version der verarbeiteten Datei zur Interaktion mit der Datei herunterladen. Klicken Sie dazu im oberen Werkzeugkasten auf Quelldatei herunterladen.

Kopieren von Dokumenten

Kopieren Sie Dokumente aus einem Ordner in einen anderen.

1. Wählen Sie ein Dokument aus Kopieren.
2. Sie können auch den Cursor über einen Dokumentnamen bewegen, bis das Menü Mehr angezeigt wird, darauf klicken und Kopieren wählen.
3. Wählen Sie im Dialogfeld In Ordner kopieren den Zielordner Kopieren.

Anmerkung: Beim Kopieren von Dokumenten können Sie die ursprüngliche Version der verarbeiteten Datei zur Interaktion mit der Datei herunterladen. Klicken Sie dazu im oberen Werkzeugkasten auf Quelldatei herunterladen.

Das Verhalten der Kopieraktion ändert sich, wenn Sie Dokumente in einen Ordner kopieren, in dem eine Namenskonvention angewendet wird. Eine Validierung ist erforderlich, um sicherzustellen, dass der Dateiname und die Attribute der Namenskonvention entsprechen. Wenn der Dateiname nicht der Konvention folgt, darf er nicht kopiert werden. Beim Kopieren mehrerer Dateien müssen alle Dateien der Konvention entsprechen. Ist dies nicht der Fall, werden keine Dateien kopiert. Wenn der Dateiname der Namenskonvention entspricht, hängt der weitere Verlauf davon ab, ob Dateien mit demselben Namen vorhanden sind, an welchem Speicherort sie vorhanden sind, und ob es sich um ursprüngliche Dokumente oder Referenzkopien handelt.

Der Zielordner enthält das ursprüngliche Dokument.

• Die Kopie ist nicht zulässig.

Der Zielordner enthält eine Referenzkopie des ursprünglichen Dokuments.

• Die Kopie ist zulässig, wobei die vorhandene Referenzkopie versioniert wird.

Ein anderer Ordner enthält das ursprüngliche Dokument oder die Referenzkopie.

• Die Kopie ist zulässig, im Zielordner wird eine neue Referenz erstellt.

Kein Ordner enthält das ursprüngliche Dokument oder eine Referenzkopie.

• Die Kopie ist zulässig, es wird ein neues ursprüngliches Dokument erstellt.

Weiterleiten von Dokumenten

Geben Sie einen Link zu Dokumenten oder Ordnern für Projektmitglieder oder die Öffentlichkeit frei. Projektmitglieder, die als Empfänger angegeben werden, benötigen Anzeigeberechtigungen, um die freigegebenen Dokumente anzuzeigen. Nur Dokumente im Ordner Projektdateien können für die Öffentlichkeit freigegeben werden. Bevor Dokumente öffentlich gemeinsam genutzt werden können, muss ein Projektadministrator die öffentliche Freigabe aktivieren. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Verwenden Sie die Modulauswahl, um zum Modul Project Admin zu wechseln.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Dienste im linken Fensterbereich auf Document Management.

3. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Erweiterte Einstellungen die Option Dokumente öffentlich freigeben.

4. Wählen Sie die Anzahl der Tage aus, bis die öffentlichen Verknüpfungen ablaufen sollen. Sie können bis zu 365 Tage ab dem Datum auswählen, an dem die Verknüpfungen erstellt wurden.

   

1. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Dokumente oder Ordner, die Sie freigeben möchten.

2. Klicken Sie auf Freigeben, um das Dialogfeld Link weiterleiten zu öffnen.

3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste aus, ob Sie die Inhalte für Projektmitglieder oder für die Öffentlichkeit freigeben möchten.

   

4. Wenn Sie Inhalte für die Öffentlichkeit freigeben:

   1. Klicken Sie auf , um das Datum anzugeben, an dem die Links ablaufen sollen.

      Anmerkung: Das maximale Ablaufdatum entspricht der Anzahl der Tage, die vom Projektadministrator ausgewählt wurden.

   2. Treffen Sie im Dropdown-Menü unten links eine Auswahl, um die freizugebenden Dokumentversionen anzugeben:

      • Wählen Sie Neueste aus, um einen Link zu den Dokumentversionen zu generieren, die beim Öffnen als aktuell festgelegt sind.

      • Wählen Sie Fest aus, um einen Link zu den Versionen zu generieren, die zum Freigabezeitpunkt als aktuell festgelegt sind.

        Anmerkung: Beim Freigeben von Dokumenten für Projektmitglieder wird immer die neueste Version freigegeben.

5. Verwenden Sie die Registerkarten, um auszuwählen, ob die Inhalte per E-Mail oder durch die Generierung von Links freigegeben werden sollen.

   1. Wenn Sie die Freigabe per E-Mail auswählen, geben Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger ein, fügen ggf. einen Anmerkung hinzu und klicken auf Senden.

      Tipp: Wenn Sie Inhalte für Projektmitglieder freigeben, klicken Sie in das Textfeld, um nach Mitgliedern, Rollen oder Firmen zu suchen.

   2. Wenn Sie Links generieren möchten, klicken Sie auf Kopieren oder Alle kopieren, um die Links in die Zwischenablage zu kopieren, und senden sie anschließend mit Ihrer bevorzugten Methode an die Empfänger.

So entfernen Sie die öffentlich freigegebenen Links

1. Bewegen Sie den Cursor über das freigegebene Dokument.
2. Bewegen Sie, während Sie den Cursor weiterhin über dem freigegebenen Dokument halten, diesen auf die Spalte Freigegeben.
3. Klicken Sie in der daraufhin angezeigten QuickInfo auf Verknüpfung löschen.

Anzeigen einer Dokumentvorschau

1. Klicken Sie auf die Miniaturansicht oder Listenansicht.
2. Wählen Sie das in der Vorschau anzuzeigende Dokument aus.

Vorgabemäßig werden PDF-Dokumente mit dem BIM-Viewer angezeigt. Projektadministratoren können das vorgabemäßige Verhalten für die einzelnen Ordner anpassen. So passen Sie den vorgegebenen Viewer für PDF-Dateien an:

1. Klicken Sie auf die Miniaturansicht oder Listenansicht.
2. Wählen Sie eine PDF-Datei, die Sie in der Voransicht anzeigen möchten.

• PDF-Dateien werden im BIM-Viewer geöffnet, es sei denn, der Projektadministrator hat die Ordnereinstellung des PDF-Viewers in In Browser öffnen geändert.
• Eine PDF-Datei muss vollständig verarbeitet sein, damit sie im BIM-Viewer angezeigt wird. Als Bestätigung dafür, dass die PDF-Datei verarbeitet wurde, wird die Versionsnummer neben dem Dateinamen angezeigt.
• In einem Browser angezeigte PDF-Dateien müssen vor der Vorschau nicht verarbeitet werden.

Tipp: Bewegen Sie den Cursor über eine PDF-Datei und klicken Sie auf das Menü Mehr , um schnell auszuwählen, wie eine PDF-Datei in der Vorschau angezeigt werden soll.

• Benutzer von Internet Explorer: Wenn Sie versuchen, eine PDF-Vorschau im Browser anzuzeigen und der Browser beginnt, die Datei herunterzuladen, stellen Sie sicher, dass Sie die Adobe©-Erweiterung installiert haben.
• Benutzer von Internet Explorer oder Edge: Wenn Sie die PDF-Datei direkt aus dem Browser herunterladen, kann sich der Name der gespeicherten Datei vom Dateinamen in Document Management unterscheiden. Wir empfehlen, die Dateien aus Document Management herunterzuladen, damit alle Informationen der Dateien beibehalten werden.

Drucken von Dokumenten

Drucken Sie ein Dokument oder Bild im Vorschaumodus aus.

• Wenn die Datei über mehrere Versionen verfügt, wird die Version gedruckt, die in der Vorschau angezeigt wird.
• Wenn das Dokument Markierungen enthält, werden die Markierungen in der Zeichnung angezeigt.
• Dokumente mit Reißzwecken oder Hyperlinks können gedruckt werden, aber die Reißzwecken und Hyperlinks werden nicht angezeigt.

1. Klicken Sie auf ein Dokument oder Bild, um die Vorschau anzuzeigen.
2. Klicken Sie oben rechts über der Vorschau auf das Menü Mehr Drucken.
3. Beachten Sie die empfohlene Druckgröße, und klicken Sie auf Drucken, um das Standard-Dialogfeld Drucken für Ihren Computer zu öffnen.

Umbenennen von Dokumenten

1. Bewegen Sie in der Listenansicht den Cursor über eine Datei, und klicken Sie in der Spalte Name auf das Menü Mehr Umbenennen.
2. Geben Sie im Feld einen neuen Namen ein, und drücken Sie die Eingabetaste.

Bearbeiten von Beschreibungen

1. Bewegen Sie in der Listenansicht den Cursor über eine Datei, und klicken Sie in der Spalte Beschreibung auf das Symbol Bearbeiten .
2. Geben Sie eine neue Beschreibung ein, und drücken Sie die Eingabetaste.

Löschen von Dokumenten

1. Wählen Sie in der Miniaturansichten- oder Listenansicht die Dokumente aus, die Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie im oberen Werkzeugkasten auf Löschen.
3. Klicken Sie auf Löschen, wenn Sie dazu aufgefordert werden, die Wahl zu bestätigen.

Vergleichen von Dokumentversionen

1. Klicken Sie in der Miniaturansicht oder Listenansicht auf die Versionsnummer neben dem Namen des Dokuments, um das Dialogfeld Versionsverlauf zu öffnen.

2. Klicken Sie auf Kopieren, um eine Kopie der ausgewählten Dokumentversion zu erstellen.

3. Klicken Sie auf Quelldatei herunterladen, um das ursprüngliche Dokument herunterzuladen.

4. Klicken Sie auf Als aktuell festlegen, um die ausgewählte Version als aktuelles Dokument festzulegen.

5. Klicken Sie auf Versionen vergleichen.

   Tipp: Der Genehmigungsstatus vorheriger Dokumentversionen wird ebenfalls angezeigt.

6. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Versionen, die Sie vergleichen möchten, und klicken Sie dann auf Vergleichen.

7. Bestätigen Sie im Dialogfeld Dokumente vergleichen die Dokumente und Versionen, die Sie vergleichen möchten, und klicken Sie auf Vergleichen. Die Dokumente werden im Viewer überlagert.

8. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Vergleich schließen.

9. Klicken Sie auf Fertig.

Filtern nach Dokumentsätzen

1. Wählen Sie in der Listenansicht ein Dokument aus dem Ordner Pläne aus.
2. Klicken Sie in der Tabelle auf die Kopfzeile.
3. Geben Sie im Suchfeld den Namen des Satzes an, für den Dokumente angezeigt werden sollen.

Wiederherstellen von Dokumenten

Wiederherstellen eines gelöschten Dokuments

1. Wählen Sie den übergeordneten Ordner des wiederherzustellenden Dokuments aus.
2. Wählen Sie das wiederherzustellende Dokument aus, und klicken Sie auf Wiederherstellen.

Wiederherstellen einer vorherigen Dokumentversion

1. Klicken Sie in der Miniaturansicht oder Listenansicht auf die Versionsnummer neben dem Namen des Dokuments.

2. Suchen Sie im Dialogfeld Versionsverlauf die Version, die Sie wiederherstellen möchten.

3. Klicken Sie auf Als aktuell festlegen Wiederherstellen.

4. Klicken Sie auf Fertig, um das Dialogfeld zu schließen.

   Die vorherige Version wird wiederhergestellt.

Filtern nach Sätzen

1. Wählen Sie in der Listenansicht ein Dokument aus dem Ordner Pläne aus.

2. Klicken Sie in der Tabelle auf die Kopfzeile.

3. Geben Sie im Suchfeld den Namen des Satzes an, für die Sie Dokumente anzeigen lassen wollen.

   Tipp: Sie können auch das Kontrollkästchen neben dem gewünschten Satz oder Sätzen aktivieren, um die benötigten Dokumente schnell zu finden.