Überprüfen und Genehmigen von Dokumenten

Überprüfen und genehmigen Sie Dokumente, die Sie im Rahmen eines Genehmigungsarbeitsablaufs erhalten haben.

Wenn eine Überprüfung unter Verwendung eines Genehmigungsarbeitsablaufs ausgelöst wurde, für den Sie, Ihre Rolle oder Firma als Prüfer oder Genehmiger bestimmt sind, werden Ihre Angaben für die Überprüfung auf der Registerkarte Überprüfungen angezeigt. Sie können auch per E-Mail benachrichtigt werden.

1. Wenn Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail erhalten haben, klicken Sie am unteren Rand auf den Link Element anzeigen.

   Klicken Sie alternativ in Document Management auf die Registerkarte Überprüfungen und dann auf die Überprüfung, für die Ihr Name, Ihre Rolle oder Firma in der Spalte Nächste Handlung durch aufgelistet ist:

   

   Tipp: Zum Filtern der verfügbaren Überprüfungen nach Status, Arbeitsablauf-Vorlage, Initiator oder Fälligkeitsdatum der nächsten Aktion klicken Sie oben links auf Filter.

   Die Detailseite für die Überprüfung wird angezeigt:

   

   Tipp: Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte Name, um die Dokumente alphabetisch zu sortieren.

2. Klicken Sie auf Überprüfung starten und bestätigen Sie, dass die Überprüfung Ihnen zugewiesen werden soll.

   • Wenn Sie Prüfer sind, wird damit die erste Überprüfung gestartet.
   • Wenn Sie Genehmiger sind, wird damit die abschließende Überprüfung gestartet.
   Anmerkung: Nur die angegebenen Prüfer und Genehmiger oder ein Projektadministrator können eine erste Überprüfung starten und sich selbst zuweisen.

   Der Überprüfungsprozesses unterscheidet sich je nach Ihrer Rolle im Arbeitsablauf (Prüfer oder Genehmiger) und dem Typ der verwendeten Vorlage für den Genehmigungsarbeitsablauf. In den Diagrammen für den Genehmigungsarbeitsablauf und die Dokumentüberprüfung finden Sie eine Übersicht der verschiedenen Vorlagen und Überprüfungsprozesse.

Durchführen einer ersten Überprüfung

1. Klicken Sie auf der Detailseite für die Überprüfung auf ein Dokument, um es im Viewer zu öffnen.

2. Überprüfen Sie das Dokument, und fügen Sie im linken Fensterbereich ggf. Markierungen und Anhänge sowie Kommentare hinzu.

   Tipp: In einem Gruppen-Genehmigungsablauf, bei dem jedem Überprüfungsschritt mehrere Mitglieder zugewiesen sind, können alle Mitglieder, die einen Schritt beginnen oder beanspruchen, Kommentare anzeigen, die von anderen Prüfern hinzugefügt wurden, bevor der Überprüfungsschritt übermittelt wird.

3. Klicken Sie optional auf das Menü Mehr , um das Dokument zu exportieren, freizugeben oder zu drucken, oder laden Sie die Quelldatei herunter.

4. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Dokument.

   Tipp: Sie können die Navigationspfeile verwenden, um zwischen den Dokumenten in der Überprüfung zu wechseln. Klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke des Viewers, um zur Seite Überprüfungsdetail zurückzukehren. Sie können auch die Spalte Kommentare auf der Seite Überprüfungsdetail verwenden, um zu jedem Dokument Kommentare hinzuzufügen.
   Anmerkung: Markierungen werden vorgabemäßig publiziert und können nur durch Prüfer mit den Berechtigungen Anzeigen, Hochladen und Bearbeiten für den Ordner mit den Dokumenten hinzugefügt werden. Kommentare können von zugewiesenen Prüfern oder Administratoren, die die Überprüfung ausgelöst haben, hinzugefügt werden. Im Verlauf der Überprüfung werden Details zu Fortschritt und Aktivität der Überprüfung im rechten Fensterbereich angezeigt.

5. Wenn Sie jedes Dokument überprüft haben, klicken Sie auf Weiterleiten, und bestätigen Sie, dass Sie die erste Überprüfung beenden möchten.

   Wenn die Überprüfung im Rahmen einer Gruppenüberprüfung stattfindet, wird die Anzahl der noch erforderlichen Überprüfungen oberhalb der Dokumente angezeigt:

   

   Anmerkung: Der Beauftragte und die Projektadministratoren können auf Aufgabe freigeben klicken, damit ein anderer Prüfer die Überprüfungsaufgabe beanspruchen kann. Projektadministratoren, Initiatoren und Mitglieder einzelner Überprüfungsschritte können auf Gesamte Überprüfung ungültig machen klicken, um die gesamte Überprüfung zu beenden und als ungültig zu markieren. Mitglieder von Gruppenüberprüfungen können Überprüfungen nicht ungültig machen.

6. Senden Sie optional eine E-Mail-Benachrichtigung an die nächste Rolle im Arbeitsablauf (Prüfer, Genehmiger) und andere Projektmitglieder, um ihnen mitzuteilen, dass die erste Überprüfung abgeschlossen ist.

Durchführen der abschließenden Überprüfung

1. Klicken Sie auf der Detailseite für die Überprüfung auf ein Dokument, um es im Viewer zu öffnen.

2. Überprüfen Sie die einzelnen Dokumente und:

   • Fügen Sie Markierungen und Anhänge sowie Kommentare hinzu.
   • Vergleichen Sie verschiedene Dokumentversionen nach Bedarf.
   • Wählen Sie einen Überprüfungsstatus der Genehmigung für jedes Dokument aus.
   • Überprüfen Sie Dokumentnamen, die nicht der Namenskonvention entsprechen, und benennen Sie sie um, wenn die Dokumente in einen Ordner mit erzwungener Namenskonvention kopiert werden.
   • Fügen Sie alle Attributwerte hinzu, die vom Genehmigungsablauf benötigt werden.
   Tipp: Sie können auch mithilfe der Detailseite für die Überprüfung Kommentare zu jedem Dokument hinzufügen und Genehmigungsstatus auf mehrere Dokumente anwenden.

3. Klicken Sie auf Weiterleiten, und bestätigen Sie, dass Sie die abschließende Überprüfung schließen möchten.

Die Überprüfung wird in Document Management Registerkarte Überprüfungen angezeigt und als geschlossen markiert. Die Gesamtzahl von enthaltenen, genehmigten und abgelehnten Dokumenten sowie die Ordnerposition, an die genehmigte Dokumente kopiert wurden, werden ebenfalls angezeigt: