Configuración de notificaciones por correo electrónico

Los administradores de proyectos pueden personalizar la configuración de notificación por correo electrónico de un proyecto controlando quién recibe las notificaciones.

Los administradores de proyectos pueden utilizar la configuración de notificación predeterminada o crear grupos de notificación de miembros, funciones o empresas individuales. A continuación, pueden administrar la frecuencia de las notificaciones por correo electrónico y controlar los niveles de permiso para las herramientas y los tipos de notificación seleccionados en cada grupo.

Por ejemplo, los administradores de proyectos pueden establecer la frecuencia de notificación de la herramienta Incidencias en Por hora en los casos de cambios de estado y fecha de vencimiento, y en Al instante para cada evento de asignación de una SDI a un miembro. Además, los administradores de proyectos pueden desactivar las notificaciones para todas o algunas herramientas y tipos de notificación.

Los miembros individuales del proyecto con permiso Editar o superior pueden configurar sus propias frecuencias de notificación para diferentes herramientas y tipos de notificación. Consulte Parámetros de notificación de miembros para obtener más información.

Este artículo incluye:

• Notificaciones y frecuencia
• Crear grupos de notificaciones
• Controlar la frecuencia del correo electrónico y los niveles de permiso
• Editar y suprimir grupos de notificaciones
• Desactivar notificaciones
• Preguntas frecuentes y resolución de problemas

Notificaciones y frecuencia

Los administradores de proyectos pueden cambiar las frecuencias de notificación de las siguientes herramientas y tipos de notificación de forma individual:

• Puente
• Cost Management
• Design Collaboration
• Archivos
• Formularios
• Incidencias
• Reuniones
• SDI
• Informes
• Revisiones
• Planificación
• Planos
• Presentaciones
• Informes de transmisión

Se pueden seleccionar los siguientes parámetros de frecuencia:

• Varios: indica que los tipos de notificación de una herramienta determinada tienen asignadas varias frecuencias. Tenga en cuenta que esta opción no se puede seleccionar.
• Al instante: envía la notificación por correo electrónico en cuanto sea posible.
• Por hora: envía un correo electrónico de resumen aproximadamente una vez por hora.
• Diaria: envía un correo electrónico de resumen a las 4:00 a. m. en la zona horaria especificada para el proyecto en el perfil del proyecto.
• Nunca: desactiva las notificaciones por correo electrónico.

Tenga en cuenta las siguientes consideraciones específicas de notificación:

• Algunas notificaciones, como mensajes del sistema o invitaciones, siempre se envían al instante, independientemente de la configuración de frecuencia.
• Las frecuencias de algunos tipos de notificación de la herramienta se establecen por defecto en Al instante y no es posible modificarlas. Por lo tanto, la frecuencia de la herramienta puede aparecer como Varios aunque se intente cambiar a Diaria o Por hora.

Crear grupos de notificaciones

El grupo de notificación Configuración de notificación por defecto está disponible por defecto en cada proyecto. Los administradores de proyectos pueden utilizar este grupo como plantilla para aplicar rápidamente la configuración de frecuencia de notificación predeterminada a miembros, funciones o empresas seleccionados, como se explica a continuación.

Un administrador de proyectos puede crear grupos de notificación de miembros, empresas o funciones individuales, así como controlar la configuración de notificaciones y los niveles de permiso de cada grupo de notificación.

Para crear un grupo de notificaciones, haga lo siguiente:

1. Seleccione Project Admin en el selector de productos.

2. Seleccione la herramienta Notificaciones en la navegación de la izquierda.

3. Haga clic en Crear grupo de notificación .

4. Escriba el nombre que desee para el grupo de notificación.

5. Seleccione un miembro, una función o una empresa en el menú desplegable, o escriba un nombre para filtrar la lista de opciones.

6. Haga clic en Crear.

   

Se resalta el grupo recién creado.

Ahora puede administrar la configuración de frecuencia de correo electrónico y los permisos para las herramientas y los tipos de notificación que desee, como se explica a continuación.

Controlar la frecuencia del correo electrónico y los niveles de permiso

Una vez creado un grupo de notificación, puede controlar la configuración de frecuencia de correo electrónico y los niveles de permiso.

Por defecto, las herramientas y los tipos de notificación se dividen en dos categorías: Notificaciones necesarias para la acción y Otras notificaciones. Esto indica si se requiere alguna acción de miembro cuando se produce un evento determinado. Por ejemplo, no es necesario realizar ninguna acción por parte de los miembros cuando se ha publicado o actualizado un informe, pero sí se requiere una acción cuando se ha asignado una incidencia a un miembro.

Para controlar la configuración de frecuencia de correo electrónico y los niveles de permiso:

1. Utilice los iconos de expansión junto a Notificaciones necesarias para la acción y Otras notificaciones para seleccionar las herramientas y los tipos de notificación para los que desea establecer la frecuencia de notificación.

   

2. Especifique la configuración de frecuencia de notificación deseada mediante los menús desplegables de frecuencia. Consulte Notificaciones y frecuencias para obtener más información.

   

3. Desactive las notificaciones de las herramientas y los tipos de notificación que desee estableciendo su frecuencia en Nunca. Consulte Desactivar notificaciones para obtener más información.

4. Utilice el menú desplegable de selección de permisos para asignar un nivel de permiso a una herramienta o tipo de notificación según sea necesario.

   

La herramienta Notificaciones tiene cuatro niveles de permisos que se aplican a los miembros de cada proyecto:

Editar y suprimir grupos de notificaciones

Puede editar el nombre de un grupo y añadir o eliminar miembros, funciones o empresas.

Editar un grupo de notificación

1. Seleccione el grupo que desee modificar.

2. Haga clic en Editar grupo en la parte superior derecha de la página Notificaciones.

   

3. Realice los cambios necesarios.

4. Haga clic en Aplicar.

Suprimir un grupo de notificación

1. Seleccione el grupo de notificación que desea suprimir.

2. Haga clic en Suprimir grupo en la parte superior derecha de la página Notificaciones.

   

3. Cuando se le pida que confirme su elección, haga clic en Suprimir.

   Nota: La supresión de un grupo no se puede deshacer.

   

Desactivar notificaciones

Los administradores de proyectos pueden desactivar todas las notificaciones o notificaciones de las herramientas y tipos de notificación seleccionados para miembros, funciones o empresas específicos.

Desactivar todas las notificaciones

Puede desactivar todas las notificaciones si hace lo siguiente:

• Crear un grupo específico de exclusión de notificaciones y establecer la frecuencia de todas las herramientas en Nunca
• Usar un grupo de exclusión por defecto

Desactivar todas las notificaciones mediante la creación de un grupo de exclusión

1. Seleccione Project Admin en el selector de productos.

2. Seleccione la herramienta Notificaciones en el panel de la izquierda.

3. Cree un grupo de notificación siguiendo los pasos del 1 al 6 de Crear grupos de notificación.

4. Defina la frecuencia junto a Notificaciones de acciones necesarias y Otras notificaciones en Nunca. Esta acción desactiva las notificaciones por correo electrónico para todas las herramientas y tipos de notificación asociados a estas herramientas.

   

Desactivar todas las notificaciones mediante un grupo de exclusión predeterminado

1. Seleccione el grupo de exclusión de notificaciones predeterminado.
2. Haga clic en Editar grupo en la parte superior derecha de la página Notificaciones.
3. Añada o elimine miembros según sea necesario.
4. Haga clic en Aplicar.

Desactivar algunas notificaciones

Para desactivar notificaciones específicas para herramientas y tipos de notificación, establezca la frecuencia de esas herramientas y tipos de notificación en Nunca. Consulte Controlar la frecuencia de correo electrónico y los niveles de permiso para obtener más información.

Preguntas frecuentes y resolución de problemas

No se ha podido establecer la frecuencia para todos los tipos de notificación

Al establecer la frecuencia de notificación por correo electrónico para una herramienta en Diaria o Por hora, puede aparecer una información de herramientas como la siguiente junto a algunas herramientas o tipos de notificación:

Este error indica que al menos un tipo de notificación para una herramienta determinada no se incluye en el resumen y, por lo tanto, no se puede especificar la frecuencia deseada.

Solapamiento entre ajustes de notificación

Se produce un solapamiento cuando el mismo miembro, función o empresa forma parte de más de un grupo de notificación.

Los miembros con permiso para editar o un permiso superior pueden modificar la configuración de notificación especificada para un grupo mediante la configuración de su propia frecuencia de notificación. Si un miembro no ha cambiado la configuración por defecto, la configuración de notificación especificada para un grupo se aplica en el orden siguiente:

1. Miembro asignado por nombre; por ejemplo, Juan Pérez.
2. Usuario asignado por empresa; por ejemplo, todos los usuarios con la empresa de Autodesk asignada.
3. Usuario asignado por función; por ejemplo, todos los usuarios con la función Consultor asignada.

En el caso de ambigüedades, como dos grupos que contienen la función de "Consultor", prevalecerá la creada más recientemente.